POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    CAPÍTULO I
    Objeto, Ámbito de Aplicación y Definiciones

  1. Artículo 1. Objeto. El presente manual tiene por objeto establecer las políticas y procedimientos de 1LABS S.A.S. para el tratamiento de los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

  2. Artículo 2. Ámbito de Aplicación. Las disposiciones contenidas en el presente manual aplican a los datos personales registrados en las bases de datos de 1LABS S.A.S.

  3. Artículo 3. Definiciones. Para los efectos del presente manual, y en concordancia con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se entiende por:

    a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

    b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

    c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

    d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

    e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

    f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;

    g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

    h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

    i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

    j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

    k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;

    l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  4. CAPÍTULO II
    Principios Rectores

  5. Artículo 4. Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, y en concordancia con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, 1LABS S.A.S. aplica, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

    a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;

    b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

    c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

    d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

    e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

    f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012;

    Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012;

    g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

    h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

  6. CAPÍTULO III
    Derechos y Condiciones de Legalidad para el Tratamiento de Datos

  7. Artículo 5. Derechos de los Titulares. En concordancia con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

    a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a 1LABS S.A.S. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

    b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a 1LABS S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

    c) Ser informado por 1LABS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

    d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

    e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento 1LABS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;

    f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de 1LABS S.A.S.

  8. Artículo 6. Autorización del Titular. En concordancia con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. En el capítulo IX se describen los medios utilizados por 1LABS S.A.S. para la autorización del Titular.

  9. Artículo 7. Casos en que no es necesaria la autorización. En concordancia con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no es necesaria cuando se trata de:

    a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

    b) Datos de naturaleza pública;

    c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

    d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

    e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

    Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa debe en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

  10. Artículo 8. Suministro de la información. En concordancia con el artículo 11 de la Ley 1581 de 2012, la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información debe ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y debe corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. En el capítulo IX se describen los medios utilizados por 1LABS S.A.S. para el suministro de la información.

  11. Artículo 9. Deber de informar al Titular. En concordancia con el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, 1LABS S.A.S., al momento de solicitar al Titular la autorización, informa de manera clara y expresa lo siguiente:

    a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

    b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

    c) Los derechos que le asisten como Titular;

    d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de 1LABS S.A.S. como Responsable del Tratamiento.

    1LABS S.A.S. conserva prueba del cumplimiento de lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Titular lo solicite, deberá entregarle copia de esta.

  12. Artículo 10. Personas a quienes se les puede suministrar la información. En concordancia con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, la información que reúna las condiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 puede suministrarse a las siguientes personas:

    a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

    b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

    c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

  13. CAPÍTULO IV
    Ejercicio de los Derechos de los Titulares

  14. Artículo 11. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular. En concordancia con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013. Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

    a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

    b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

    c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

    d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

  15. Artículo 12. Del derecho de acceso. En concordancia con el artículo 21 del Decreto 1733 de 2013, 1LABS S.A.S. establece mecanismos sencillos y ágiles que se encuentran permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que están bajo el control de 1LABS S.A.S. y ejercer sus derechos sobre los mismos.

    El Titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

    Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, 1LABS S.A.S. solo puede cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, 1LABS S.A.S. deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

  16. Artículo 13. Del derecho de actualización, rectificación y supresión. En concordancia con el artículo 22 del Decreto 1733 de 2013, en desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando 1LABS S.A.S. haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.

  17. Artículo 14. Medios para el ejercicio de los derechos. En concordancia con el artículo 23 del Decreto 1733 de 2013, 1LABS S.A.S designa a la persona o área que asume la función de protección de datos personales, que da trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1733 de 2013, la cual se describe en el Capítulo VII.

  18. CAPÍTULO V
    Deberes de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento

  19. Artículo 15. Deberes de los Responsables del Tratamiento. En concordancia con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, 1LABS S.A.S., como Responsable del Tratamiento, cumple con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

    b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

    c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

    d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

    e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

    f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

    g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

    h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;

    i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

    j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

    k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

    l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

    m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

    n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

    o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  20. Artículo 16. Deberes de los Encargados del Tratamiento. En concordancia con el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, 1LABS S.A.S., como Encargado del Tratamiento, cumple con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

    b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

    c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012;

    d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

    e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

    f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

    g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012;

    h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

    i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

    j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

    k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

    l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  21. CAPÍTULO VI
    Autorización

  22. Artículo 17. Recolección de los datos personales. En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, y en concordancia con lo establecido en el artículo 4 del Decreto 1377 de 2013, la recolección de datos que realiza 1LABS S.A.S. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, 1LABS S.A.S. no recolecta datos personales sin autorización del Titular.

    A solicitud de la Superintendencia de Industria y Comercio, 1LABS S.A.S. proveerá una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.

    1 LAB S.A.S. no utiliza medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

  23. Artículo 18. Autorización. En concordancia con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. adopta procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informar los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

    Los datos personales que se encuentran en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

    En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere el Capítulo VII de este manual, referidos a la identificación de 1LABS S.A.S., como Responsable, y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales pueden afectar el contenido de la autorización, 1LABS S.A.S. comunicará estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, 1LABS S.A.S. obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.

  24. Artículo 19. Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y en concordancia con lo establecido en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. establece los mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos pueden ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entiende que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifiesta (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorga la autorización. En ningún caso el silencio puede asimilarse a una conducta inequívoca.

  25. Artículo 20. Prueba de la autorización. En concordancia con lo establecido en el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. conserva prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

  26. Artículo 21. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. En concordancia con lo establecido en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares pueden en todo momento solicitar a 1LABS S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

    La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

    1LABS S.A.S. pone a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.

    Si vencido el término legal respectivo, 1LABS S.A.S. no elimina los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

  27. Artículo 22. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales. En concordancia con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. sólo recolecta, almacena, usa o circula los datos personales durante el tiempo que es razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, 1LABS S.A.S. procede a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

    1LABS S.A.S. documenta los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparte la Superintendencia de Industria y Comercio.

  28. CAPÍTULO VII
    Políticas de Tratamiento

  29. Artículo 23. Políticas de Tratamiento de la información. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. desarrolla sus políticas para el tratamiento de los datos personales y vela por el cabal cumplimiento a las mismas.

    Las políticas de Tratamiento de la información constan en medio físico y electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y son puestas en conocimiento de los Titulares.

  30. Artículo 24. Responsable del tratamiento de la información. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. es Responsable del Tratamiento, con domicilio en la Transversal 6 No. 27 – 10 Oficina 303 de Bogotá D.C. Colombia, con correo electrónico ideas@1labs.co y teléfono (+57)3173708605.

  31. Artículo 25. Tratamiento de la información. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. recolecta, almacena, consulta, actualiza, rectifica, suprime, circula, transfiere, usa y conserva los datos personales de sus clientes, para:

    a) La oferta y prestación adecuada de los productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    b) Atender las solicitudes del Titular para acceder o consultar sus datos personales.

    c) Atender los reclamos del Titular para corregir, rectificar, actualizar o suprimir sus datos personales o revocar su autorización de tratamiento de datos personales.

    d) Atender solicitudes de información relacionada con el ofrecimiento, adquisición o renovación de productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    e) Planear, innovar, diseñar, rediseñar, implementar, ofrecer y publicitar productos o servicios de 1LABS S.A.S.

    f) Realizar encuestas o sondeos, mejorar, evaluar y hacer seguimiento a la calidad, comportamiento y consumo de los productos o servicios de 1LABS S.A.S.

    g) Enviar información editorial, comercial, promocional, publicitaria, invitaciones o atenciones relacionadas con las promociones, ofertas, novedades, noticias, alianzas, estudios, eventos, concursos, beneficios, contenidos por área de interés, cambios, productos y servicios, entre otros, de 1LABS S.A.S.

    h) Realizar segmentación y análisis del mercado de 1LABS S.A.S.

    i) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por contratos, convenios, y alianzas, con clientes, proveedores o empleados, entre otros.

    j) Cumplir con la normatividad vigente en Colombia, y con lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, que sea aplicable a 1LABS S.A.S.

  32. Artículo 26. Derechos que le asisten como Titular. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asisten como Titular se encuentran descritos en el Capítulo III del presente manual.

  33. Artículo 27. Responsable de la atención. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, el Gerente General de 1 LAB S.A.S. es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

  34. Artículo 28. Procedimientos. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización se mencionan en el Capítulo IX del presente manual.

  35. Artículo 29. Fecha de entrada en vigencia. En concordancia con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, la fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información de 1LABS S.A.S. es el 30 de junio de 2016, y el período de vigencia de la base de datos es desde el 30 de junio de 2016 en adelante.

    Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento y en lo contenido en el presente manual, en los términos descritos en el artículo 5 del Decreto 1733 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

  36. CAPÍTULO VIII
    Aviso de Privacidad

  37. Artículo 30. Aviso de privacidad. En concordancia con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, en los casos en los que no es posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, 1LABS S.A.S. informa por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

  38. Artículo 31. Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. En concordancia con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 1377 de 2013, 1LABS S.A.S. conserva el modelo del Aviso de Privacidad que utiliza para cumplir con el deber que tiene de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, 1LABS S.A.S. emplea medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999.

  39. Artículo 32. Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información. En concordancia con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 1377 de 2013, para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, 1LABS S.A.S. se vale de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.

  40. Artículo 33. Procedimientos para el adecuado tratamiento de los datos personales. En concordancia con lo establecido en el artículo 18 del Decreto 1377 de 2013, los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización se dan conocer o son fácilmente accesibles a los Titulares de la información y se incluyen en la política de tratamiento de la información.

  41. CAPÍTULO IX
    Procedimientos

  42. Artículo 34. Autorización. En concordancia con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 1733 de 2013, 1LABS S.A.S. solicita consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

    La autorización se formula por los siguientes medios habilitados por 1LABS S.A.S.:

    a) Autorización física: Los Titulares pueden autorizar el Tratamiento de sus datos personales a través del diligenciamiento y entrega del formulario de autorización físico que disponga 1LABS SAS para tal fin.

    b) Autorización digital: Los Titulares pueden autorizar el Tratamiento de sus datos personales a través del diligenciamiento y envío del formulario de autorización digital que disponga 1LABS SAS para tal fin. El formulario de autorización digital se encuentra publicado principalmente en los sitios web y herramientas digitales de sus productos y servicios.

    1LABS SAS conserva la prueba de la autorización.

  43. Artículo 35. Recolección. 1LABS S.A.S. recolecta la información personal de sus clientes a través de:

    a) Registro físico o electrónico de clientes, el cual se realiza cuando el cliente consulta, adquiere, renueva o cancela un producto o servicio de 1LABS S.A.S., previa autorización.

    b) Recepción de preguntas, quejas, reclamos, y solicitudes relacionadas con los productos y servicios de 1LABS S.A.S., en medio físico o electrónico, y a través de los sitios web de los productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    c) Suscripción, consulta o desuscripción del boletín informativo de 1LABS S.A.S. o de alguno de sus productos o servicios.

  44. Artículo 36. Almacenamiento y conservación. 1LABS S.A.S. almacena y conserva la información y datos personales de sus clientes en mecanismos de almacenamiento seguros, duraderos, altamente escalables, con control y registro de acceso, bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  45. Artículo 37. Acceso y consulta. En concordancia con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes pueden consultar la información personal del Titular que reposa en las bases de datos de 1LABS S.A.S., previa acreditación de su identidad.

    El acceso y consulta se formula por los siguientes medios habilitados por 1LABS S.A.S.:

    a) Acceso o consulta por correo electrónico: Los Titulares pueden solicitar el acceso y consulta de sus datos personales a través del envío de un correo electrónico a ideas@1labs.co.

    b) Acceso o consulta física: Los Titulares pueden solicitar el acceso y consulta de sus datos personales enviando una solicitud física al domicilio de 1LABS S.A.S.

    El acceso y consulta únicamente se podrá ejercer por:

    a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

    b) Su representante, previa acreditación de la representación.

    Cuando la consulta sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

    Como resultado de la consulta, 1LABS S.A.S. suministra a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

    La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  46. Artículo 38. Reclamos. En concordancia con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de 1LABS S.A.S. debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o para consultar la prueba o revocar la autorización de tratamiento de datos personales, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante 1LABS S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

    a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a 1LABS S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

    b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    El reclamo se puede presentar a través de los siguientes medios habilitados por 1LABS S.A.S.:

    a) Presentación de reclamo por correo electrónico: Los Titulares pueden presentar reclamos a través del envío de un correo electrónico a ideas@1labs.co.

    b) Presentación de reclamo físico: Los Titulares pueden presentar reclamos enviando una solicitud física al domicilio de 1LABS S.A.S.

    Los reclamos que correspondan a solicitudes de corrección, rectificación, actualización o supresión de datos personales únicamente se podrán ejercer por:

    a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

    b) Su representante, previa acreditación de la representación.

    Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

    En las solicitudes de corrección, rectificación, y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones, rectificaciones y actualizaciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

    En las solicitudes de supresión de datos personales, es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y 1LABS S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:

    a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

    b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

    c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

    En caso de resultar procedente la supresión, 1LABS S.A.S. realiza la supresión total de los datos personales, garantizando la no recuperación de la información.

  47. Artículo 39. Tratamiento, uso y circulación. 1LABS S.A.S. recolecta, almacena, consulta, actualiza, rectifica, suprime, circula, transfiere, usa y conserva los datos personales de sus clientes, para:

    a) La oferta y prestación adecuada de los productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    b) Atender las solicitudes del Titular para acceder o consultar sus datos personales.

    c) Atender los reclamos del Titular para corregir, rectificar, actualizar o suprimir sus datos personales o revocar su autorización de tratamiento de datos personales.

    d) Atender solicitudes de información relacionada con el ofrecimiento, adquisición o renovación de productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    e) Planear, innovar, diseñar, implementar y ofrecer nuevos productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    f) Realizar encuestas o sondeos, mejorar, evaluar y hacer seguimiento a la calidad, comportamiento y consumo de los productos y servicios de 1LABS S.A.S.

    g) Enviar información editorial, comercial, promocional, publicitaria, invitaciones o atenciones relacionadas con las promociones, ofertas, novedades, noticias, alianzas, estudios, eventos, concursos, beneficios, contenidos por área de interés, cambios, productos y servicios, entre otros, de 1LABS S.A.S.

    h) Realizar segmentación del mercado.

    i) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por contratos, convenios, y alianzas, con clientes, proveedores o empleados, entre otros.

    j) Cumplir con la normatividad vigente en Colombia, y con lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, que sea aplicable a 1LABS S.A.S.

    Los datos personales del Titular no son sujeto de circulación por parte de 1LABS S.A.S.

Última actualización: 30 de junio de 2016.